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Documentos da Empresa

Alvarás, AVCB, certidões e os outros papéis da própria empresa, com a validade de cada um. A situação vem da validade cadastrada: se alguma parecer errada, confira essa data.

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Passo a passo

Registrar um documento da empresa

Quem faz: Administrador e Analista de RH.

A janela Registrar Documento, com o tipo, o órgão emissor e as datas de emissão e validadeA janela Registrar Documento, com o tipo, o órgão emissor e as datas de emissão e validade
Dados de demonstração

  1. Abra Documentos da Empresa, no grupo Gestão do menu, e clique em Registrar Documento.

    O botão fica apagado enquanto não houver nenhum tipo cadastrado em Configurações › Documentos.

  2. Escolha o Tipo do documento.

    Os tipos que a empresa precisa ter aparecem com “(exigido)”.

  3. Preencha, se tiver, o Número e o Órgão emissor.

  4. Informe a data em Emitido em, se tiver, e a validade em Válido até.

    Válido até fica em branco para documento que não vence, como o contrato social.

  5. Anexe o Documento digitalizado, se já tiver.

    PDF, JPG, PNG ou HEIC, até 15,0 MB. É opcional: dá para registrar o prazo antes de o papel chegar e anexar depois, pelo lápis da linha.

  6. Clique em Registrar Documento.

Renovar um documento vencido

Quem faz: Administrador e Analista de RH.

  1. Na linha do documento, clique em Atualizar.

  2. Preencha os dados do papel novo e anexe o arquivo dele.

  3. Clique em Atualizar documento.

    O papel anterior vai para o histórico, que abre pelo link das versões anteriores, na linha.

Corrigir um dado ou trocar o arquivo

Quem faz: Administrador e Analista de RH.

  1. Na linha do documento, clique no lápis de editar.

  2. Corrija o que estiver errado.

    Para trocar o arquivo, remova o atual e anexe o novo. O arquivo anterior fica guardado nas versões anteriores do documento.

  3. Clique em Salvar alterações.

Como funciona

O que cada situação quer dizer

Cada documento recebe uma situação pelos dias que faltam para a validade.

Vencido
Até 30 dias
31 a 60 dias
61 a 90 dias
Em dia
Dias que faltam para a validade
  • Vencido há 12 dias

    A validade já passou.

    Filtro Vencidos

  • Vence em 15 dias

    Faltam 30 dias ou menos. No dia da validade, aparece “Vence hoje”.

    Filtro A vencer

  • Vence em 75 dias

    Faltam de 31 a 90 dias.

    Filtro A vencer

  • Em dia

    Faltam mais de 90 dias.

    Filtro Em dia

  • Não vence

    O documento não tem validade cadastrada.

    Filtro Não vence

Os documentos exigidos

Em Configurações › Documentos, o Administrador cadastra os tipos e marca os que a empresa precisa ter. Um tipo exigido sem nenhum documento aparece em “Exigidos e não cadastrados”. Documento vencido conta como cadastrado: quem cobra a renovação é a situação dele.

Uma empresa nova começa com Alvará de funcionamento, AVCB (Corpo de Bombeiros) e Certidão negativa (FGTS), exigidos, e Certidão negativa (INSS), sem exigência.

Quando o sistema avisa

O documento vencido e o que vence em até 30 dias aparecem no sino, na tela de Avisos e no e-mail de avisos do Administrador e do Analista de RH, com o nome do documento. A Leitura do dia do Dashboard também os mostra. O Gestor de setor não recebe esse aviso, porque não abre esta tela.

Perguntas

Posso registrar um alvará que já venceu?
Pode. Ele entra como vencido, e é isso que cobra a renovação.
Ainda não tenho o arquivo. Registro mesmo assim?
Sim. O arquivo é opcional e pode ser anexado depois, pelo lápis da linha.
Qual a diferença entre Atualizar e editar?
Atualizar é para o papel novo que chegou: o anterior vai para o histórico. O lápis de editar corrige o mesmo papel, como um número digitado errado, sem criar versão.
Registrei o mesmo tipo de novo. Virou duas linhas?
Não. Cada tipo tem um documento valendo por vez: registrar de novo renova o que existe, e o anterior vai para o histórico.
Não consigo criar um tipo de documento. Por quê?
Porque os tipos são criados pelo Administrador, em Configurações › Documentos.
Removi um documento. Ele volta?
Pela tela, não. Ele sai da lista e deixa de ser cobrado, o arquivo continua guardado e a remoção fica registrada na auditoria. Se o tipo for exigido, ele passa a aparecer como faltando.

Não achou o que procurava?

Quem já usa o sistema abre um chamado pela Central de suporte. Quem está conhecendo fala com a gente por e-mail.

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