Pessoal
A pasta digital de cada pessoa e o que falta nela. Os arquivos se anexam pela ficha de cada um, e esta tela mostra os arquivos da empresa e as pendências.
Quem faz: Administrador e Analista de RH.
Abra a ficha da pessoa e vá à aba Documentos.
Na tela Documentos, o nome da pessoa leva direto à ficha.
Clique em Anexar documentos.
Escolha a Categoria e o Arquivo.
PDF, JPG, PNG ou HEIC, até 15,0 MB. Um arquivo por vez: para anexar mais, repita com a categoria de cada um.
Clique em Salvar na pasta.
Os arquivos só entram na pasta ao salvar. Fechar a janela sem salvar não deixa nada para trás.
Quem faz: Administrador, Analista de RH e Gestor de setor. O gestor vê só o próprio setor.
Abra Documentos, no grupo Pessoal do menu.
O cartão Pendências documentais lista quem está sem algum documento obrigatório, e qual falta.
Quem foi desligado não entra nessa lista.
Na ficha de cada pessoa, a aba Documentos também diz o que falta, ou que a documentação obrigatória está completa.
Quem faz: Administrador, Analista de RH e Gestor de setor, cada um com os documentos que o papel alcança.
Na linha do arquivo, clique no olho Visualizar documento.
Na prévia, use Baixar para salvar o arquivo, ou Tela cheia para ler melhor.
Arquivo HEIC, o formato de foto do iPhone, não aparece na tela: use Baixar.
A pasta de cada pessoa precisa ter um arquivo de cada um destes: RG, CPF, CTPS, Comprovante de residência, Contrato, Ficha de registro e ASO. Uma categoria obrigatória sem nenhum arquivo põe a pessoa em Pendências documentais.
A pendência é do arquivo, e não do dado: ter o CPF digitado na ficha não conta como a cópia do CPF na pasta. Os documentos da pasta não têm validade; o que vence são os documentos da própria empresa, em Documentos da Empresa.
Os documentos de saúde (ASO, Atestado de afastamento e Atestado de falta) e os de folha (Holerite e Termo de rescisão) só aparecem para o Administrador e o Analista de RH. O Gestor de setor vê os outros documentos, só das pessoas do próprio setor. Toda abertura e todo download ficam registrados na auditoria, com o nome de quem abriu.
Alguns documentos entram na pasta sozinhos, cada um na sua categoria, quando são anexados em outra tela: o ASO do exame, o atestado de afastamento, o aviso de férias, a Ficha de EPI do recibo de entrega, o holerite e o termo de rescisão.
Quem já usa o sistema abre um chamado pela Central de suporte. Quem está conhecendo fala com a gente por e-mail.